Jak skutecznie zarządzać zmianą w organizacji IT – Przewodnik dla liderów

People will forget what you said. People will forget what you did. But people will never forget how you made them feel.”

~ Maya Angelou

W 2008 roku, podczas globalnego kryzysu finansowego, Starbucks stanął przed poważnymi wyzwaniami – zamknięto prawie 1000 sklepów, a zyski spadły o 28% w ciągu dwóch lat. Schultz, który powrócił do firmy, skupił się na słuchaniu pracowników i klientów. Wprowadził kampanię „My Starbucks Idea”, dając klientom możliwość wpływania na kierunek rozwoju firmy. Wpłynęło prawie 90 000 pomysłów, z czego ponad 100 zostało zaimplementowanych. Dzięki temu nie tylko odzyskał zaufanie rynku, ale także zainicjował szereg innowacji, które pozwoliły Starbucks nie tylko przetrwać, ale i znacząco zwiększyć swoją wartość rynkową​. 

Czasem zmiany w organizacjach wydają się nieoczekiwane. Często uważamy je za niepotrzebne. Jedne podobają nam się bardziej, inne wzbudzają w nas niepokój związany z potencjalną utratą pracy. 

Branża IT ostatnio powróciła do rozważań o powrocie do biura. Z ankiet bowiem wynika że 72% firm, które wdrożyły takie rozwiązanie mogły zaobserwować znaczący przychód względem pracy zdalnej.  

Jakie trzy przekonania pozwalają efektywnie pracować ze zmianą?

Nie dziwi zatem, że trend niepokoi tych, którzy przyzwyczaili się do biurek w domach. O tych przyzwyczajeniach oraz o przeprowadzeniu takiej zmiany chciałbym dziś porozmawiać. 

Wielu pracowników może mieć opory przed powrotem do biura. Ich opór może wynikać z pewnych błędów poznawczych – zakorzenionych przekonań, które niekoniecznie są zgodne z rzeczywistością. Dla młodych liderów i managerów, zrozumienie tych błędów i umiejętne ich korygowanie może znacząco wpłynąć na sukces zespołu. Poniżej przedstawię trzy popularne błędy poznawcze oraz strategie, jak z nimi pracować.

1. Budowanie relacji w biurze może okazać się wartościowe i korzystne

Błąd poznawczy:

• Wielu pracowników, zwłaszcza programistów, może uważać, że relacje w miejscu pracy nie są im potrzebne. Zakładają, że ich praca polega głównie na wykonywaniu zadań technicznych, a budowanie relacji interpersonalnych jest zbędne.

Rzeczywistość:

• Badania pokazują, że relacje z kolegami z pracy mają kluczowe znaczenie dla satysfakcji zawodowej i ogólnego samopoczucia. Zespół pracowników, który dobrze się zna i ufa sobie nawzajem, jest bardziej efektywny i kreatywny. Harvard Business Review wskazuje, że firmy, które promują silne więzi między pracownikami, odnotowują wzrost wydajności o 25%. Relacje te sprzyjają wymianie wiedzy i szybszemu rozwiązywaniu problemów​( Psychology Today).

Dodatkowo, pracownicy, którzy nawiązują relacje w pracy, częściej odczuwają większą satysfakcję z wykonywanych obowiązków, co może zmniejszać wypalenie zawodowe. To przekłada się na większą motywację i lepszą atmosferę w biurze.

Korzyści budowania relacji:

• Zwiększona efektywność i produktywność zespołu.
• Lepsza komunikacja i szybkie rozwiązywanie problemów.
• Większe wsparcie emocjonalne i poczucie przynależności.

2. Czy rzeczywiście praca z domu oznacza mniejszą kontrolę przez przełożonego?

Błąd poznawczy:

Niektórzy pracownicy uważają, że praca w biurze oznacza większą kontrolę ze strony przełożonych, a tym samym mniejszą autonomię. Praca z domu może wydawać się im sposobem na uniknięcie mikrozarządzania.

Rzeczywistość:

Choć obawa przed mikrozarządzaniem jest zrozumiała, dobrze zarządzane zespoły mogą funkcjonować w biurze równie autonomicznie, co w domu. Psychology Today podkreśla, że to nie samo miejsce pracy (biuro czy dom) determinuje styl zarządzania, ale podejście lidera. Jeśli lider skupi się na zaufaniu i delegowaniu zadań, pracownicy nie odczują presji nadmiernej kontroli​ (Psychology Today)​

Warto również zauważyć, że praca w biurze pozwala na lepsze zrozumienie oczekiwań przełożonych, szybsze udzielanie feedbacku oraz rozwój osobisty poprzez bezpośrednią interakcję.

Korzyści zmiany nastawienia:

• Lepsza komunikacja z liderem i szybsze rozwiązywanie problemów.
• Możliwość korzystania z mentoringu i wsparcia w rozwoju kariery.
• Zwiększona autonomia w dobrze zarządzanych zespołach.

3. Praca w grupie może być bardziej kreatywna niż praca Indywidualna

Błąd poznawczy:

Przekonanie, że praca w pojedynkę jest bardziej efektywna i kreatywna, jest częste, zwłaszcza w środowiskach IT. Programiści mogą wierzyć, że pracując samodzielnie, mogą lepiej się skupić i szybciej realizować zadania.

Rzeczywistość:

Chociaż praca indywidualna może mieć swoje zalety, badania pokazują, że kreatywność grupowa często przynosi lepsze rezultaty. Badania przeprowadzone przez Stanford University wskazują, że zespoły, które regularnie współpracują, generują więcej innowacyjnych pomysłów niż osoby pracujące w izolacji. Wspólne rozwiązywanie problemów oraz burza mózgów mogą prowadzić do lepszych wyników​(MDPI)​(Lakehead University).

Grupowa praca umożliwia wymianę perspektyw i doświadczeń, co często prowadzi do nieszablonowych rozwiązań. Ponadto, współpraca w biurze może sprzyjać szybszemu wdrażaniu innowacji.

Korzyści pracy w grupie:

• Lepsza kreatywność dzięki wymianie pomysłów.
• Szybsze rozwiązywanie problemów.
• Większa motywacja wynikająca z pracy zespołowej.

Jak liderzy mogą radzić sobie z błędami poznawczymi w zespole?

Kluczowym zadaniem będzie nie tylko rozpoznanie błędów poznawczych w zespole, ale także umiejętne wprowadzenie odpowiednich zmian w sposobie myślenia pracowników. 

1. Zainwestuj w zadawanie właściwych pytań

Zamiast narzucać swoje zdanie, powinieneś zadawać pytania, które skłonią pracowników do samodzielnego przemyślenia swoich przekonań. Przykłady: 

• „Jakie aspekty pracy zespołowej mogą pomóc Ci w rozwoju?”
• “Co mogłoby sprawić, że budowanie relacji w biurze stanie się dla ciebie bardziej wartościowe?”
• “Jakie wsparcie od zespołu lub lidera mogłoby pomóc w efektywnej pracy w biurze?”

2. Pokaż konkretne dane i badania

Liderzy powinni korzystać z badań naukowych oraz przykładów z życia innych firm. Kiedy pracownicy zobaczą, jak współpraca i budowanie relacji wpłynęły na sukces innych zespołów, będą bardziej skłonni do zmiany swojej perspektywy.

Przedstawienie wyników badań na temat korzyści płynących z pracy w zespole oraz separacji życia domowego od pracy może pomóc pracownikom zrozumieć, że ich przekonania nie zawsze są zgodne z rzeczywistością. 

3. Otwórz się na dyskusję

Każda zmiana budzi opór, dlatego kluczowe jest wsparcie emocjonalne. Pracownicy muszą czuć, że ich obawy są ważne i że liderzy są gotowi ich wysłuchać. Prowadzenie otwartej dyskusji to najlepszy sposób na budowanie zaufania i otwartości na zmiany.

Podsumowanie

Zarządzanie zmianą w organizacjach IT to coś więcej niż wprowadzenie nowych zasad – to głęboka transformacja myślenia i postaw. Liderzy muszą pamiętać, że każdy pracownik ma swoje własne przekonania, a nie każdy będzie otwarty na argumenty, bo często wydaje im się, że “wiedzą lepiej”. Oczywiście, nie da się przekonać wszystkich, dlatego zamiast próbować narzucać zmiany, warto zaprosić zespół do otwartej dyskusji. Ważne jest, aby proces ten opierał się na zaufaniu, transparentnej komunikacji oraz edukacji popartej badaniami, co pozwoli budować trwałe fundamenty zmiany bez przymusu.

A ty w jaki sposób współpracujesz ze swoimi pracownikami przy zarządzaniu zmianą?